Kamis, 04 Februari 2010

STANDARD OPERATION PROCEDUR SEKRETARIS BEM

DAFTAR ISI
1. Aturan penomoran surat keluar 2
2. Format KOP surat 4
3. Format Porposal 4
4. Format penawaran kerjasama sponsorship 6
5. Format LPJ 8
6. Format Map untuk pengajuan Proposal 10
7. CP ketua HM Fakultas Teknik 10
8. Info ulang tahun dekan dan jajaran Fakultas dan fungsio BEM 11
9. Daftar Alternatif Sponsorship 11























1. ATURAN PENOMORAN SURAT KELUAR
1.1 Format Surat
Format surat yang digunakan antara lain:
 Surat Keputusan (SK)
 Surat Undangan (SU)
 Surat Permohonan (SPm)
 Surat Pemberitahuan (SPb)
 Surat Peminjaman (SPp)
 Surat Pernyataan (SPn)
 Surat Mandat (SM)
 Surat Tugas (ST)
 Surat Keterangan (SKet)
 Surat Rekomendasi (SR)
 Surat Balasan (SB)
1.2 Sistem Penomoran Surat
Nomor Surat
1. 01 : Surat Keputusan
2. 02 : Surat Undangan
3. 03 : Surat Permohonan
4. 04 ; Surat Pemberitahuan
5. 05 : Surat Peminjaman
6. 06 : Surat Pernyataan
7. 07 :Surat Mandat
8. 08 : Surat Tugas
9. 09 : Surat Keterangan
10. 10 : Surat Rekomendasi
11. 11 : Surat Balasan
 Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris
Contoh:
No: 01.1/SK/BEM-FT/VI/2007
01 : Kode Nomor surat
1 : Nomor Surat yang dikeluarkan
SK : Surat Keputusan (disesuaikan dengan surat yang dikeluarkan ® lihat format surat di atas)
BEM-FT : cukup jelas
VI : Kode bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2007 : Tahun berjalan
 Surat selain surat yang dikeluarkan Sekretaris
Surat Non Kepanitiaan → dibuat oleh tiap badan/dept, tanpa kepanitiaan
No:02.1/SU/LITBANG/BEM-FT/VI/2007
No:03.1/SPm/DEPT.I/BEM-FT/VI/2007
# LITBANG : Badan Penelitian dan Pengembangan
# DEPT.I : Departemen NIC
# DEPT II : Departement Ristek dan Teknologi
# DEPT.III : Departemen Pengembangan Organisasi dan Sumber Daya Manusia
# DEPT.IV : Departemen Kebijakan Publik
# DEPT.V : Departemen Sosial
# DEPT.VI : Departemen Ekonomi
# DEPT.VII : Departemen Minat dan Bakat
Nb. Untuk kegiatan penomoran surat di masing – masing HM, departemen dapat disesuaikan sesuai dengan HM masing – masing.
 Surat Kepanitiaan → dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan
No: 02.1/SU/TEKNIK-EXPO/DEPT.I/BEM-FT/VI/2007

Nama Kegiatan
Badan/Departemen yang mengadakan kegiatan
( Ditulis dengan huruf capital)
02 : Kode nomor surat
1 : Nomor Surat yang dikeluarkan
BEM-FT : tetap (cukup jelas)
VI : bulan berjalan (ditulis dengan angka Romawi)
2007 : tahun berjalan
Nb. Untuk BEM FT dapat disesuaikan dan diganti dengan nama jurusan masing – masing HM.
2. FORMAT KOP SURAT
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO1
Sekretariat : Gedung PKM FT Undip Tembalang Semarang2
Website : www.ft.undip.ac.id/bemft Email : bemftkmundip@yahoo.co.id 3

Ketr :
1. Nama Badan atau Lembaga yang bersangkutan, jika HM dapat diganti dengan nama HM masing – masing
2. Alamat kesekretariatan yang bersangkutan
3. jika ada dapat dilampirkan website dan email dari badan tersebut, jika berupa event besar nama email dapat diganti sesuai dengan email kegiatan.

3. FORMAT PROPOSAL
3.1 Lembar ke-1 cover proposal


















Format cover seperti di atas, cover boleh di kreasi sesuai dengan keinginan masing-masing.
3.2 Lembar ke-2 Lembar pengesahan
LEMBAR PENGESAHAN
Nama Kegiatan : MY DAY ” ECOLIFESTYLE ”
Bentuk Kegiatan : Aksi Jalan Kaki Dari GSG ke DEKANAT dan Seminar Nasional
Penanggung jawab : Ketua BEM Teknik Universitas Diponegoro
Hasnul Ikhwan
Ketua Pelaksana : Dian Maria Andriani ( L2D 006021 )
Sasaran Kegiatan : Mahasiswa Universitas Diponegoro
Tempat Pelaksanaan : GSG dan Dekanat Fakultas Teknik
Waktu Pelaksanaan : 5 – 9 Juni 2007
Dana Total Kegiatan : Rp 1.750.000,00
Sumber Dana :
a. Dana Fakultas Rp 1.700.000,00
b. Kas BEM FT Undip Rp 50.000,00
Total Rp 1.750.000,00
3.3 Lembar ke-3
Semarang, 25 Mei 2007
BEM Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Ketua Panitia

Dian Maria Andriani
L2D006021 Sekretaris,

Novriandini
L2L06037
Mengetahui,

Pembantu Dekan III
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Ir. Syafrudin CES,MT
NIP. 131 764877 Ketua BEM FT UNDIP


Hasnul Ikhwan
L 2H 006 031

3.4 Lembar ke-4
 Nama Kegiatan
 Tema Kegiatan
 Landasan Kegiatan
 Latar Belakang Kegiatan
 Maksud dan tujuan Kegiatan
 Subjek / sasaran Kegiatan
 Bentuk Kegiatan
 Waktu dan tempat pelaksanaan
 Susunan panitia
 Susunan Acara
 Rencana anggaran dana
 Penutup
4. FORMAT PENAWARAN KERJASAMA SPONSORSHIP
4.1 Kata Pengantar
Kami selaku Fungsionaris memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada perusahaan Sido Muncul untuk turut mensukseskan kegiatan tersebut, yaitu dengan menjadi sponsor pada kegiatan tersebut.
Oleh karena itu, dalam proposal ini kami hendak menawarkan bentuk kerjasama sponsorship beserta berbagai ketentuan yang dapat dijadikan acuan bagi pihak-pihak yang akan menjadi sponsor dalam kegiatan tersebut.
4.2 Bentuk Kerja Sama
Kami menawarkan bentuk kerjasama sponsorship, antara lain:
1. Sponsor Tunggal
Dalam hal penawaran kerja sama ini, perusahaan Sido Muncul diharapkan dapat bertindak sebagai sponsor tunggal bersedia menyediakan :
Prasarana kegiatan, berupa pembuatan papan portal.
Dalam hal pembuatan Papan Portal ini, pihak Sido Muncul dapat menggunakan cara:
1. Membuat (mendesain) papan portal
Ukuran yang diharapkan pada Papan Portal tersebut adalah 6x6 meter.
2. Memberikan dana, berupa uang tunai dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang hanya dapat diubah dengan persetujuan kedua belah pihak, yang akan digunakan dalam pembuatan papan portal tersebut.
Kompensasi yang akan diberikan panitia kepada pihak sponsor utama antara lain:
a. Pencantuman logo dan promosi mengenai produk dari perusahaan Sido Muncul pada papan portal tersebut.
Publikasi tersebut dapat berada pada papan portal tersebut selama papan portal tersebut berfungsi sebagaimana mestinya.
b. Pihak Perusahaan Sido Muncul dapat bekerja sama dengan pihak BEM Teknik UNDIP dalam hal lainnya, dan dengan kesepakatan lebih lanjut antara pihak perusahaan Sido Muncul dan pihak BEM Teknik UNDIP.
4.3 Ketentuan-Ketentuan Sponsorship
1. Syarat-syarat pemenuhan kewajiban :
a. Pihak sponsorship membuat Papan Portal.
Partisipasi dikukuhkan dengan menandatangani surat perjanjian.
Pihak Sido Muncul selaku sponsor membuat Papan Portal dengan ketentuan sebagai berikut:
 Ukuran 6x6 meter
 Menggunakan bahan yang kuat dan dapat digunakan sebagai tempat diletakkannya minimal 5 buah spanduk.
b. Pihak Sido Muncul selaku sponsor Memberikan dana dalam hal pembuatan Papan Portal.
Partisipasi dikukuhkan dengan menandatangani surat perjanjian.
Untuk permasalahan biaya dibicarakan dan dilampirkan pada saat penandatanganan surat perjanjian.
Pembayaran pertama lunas minimal 70% dari nilai kontrak, dibayarkan pada saat penandatanganan kontrak.
Pembayaran dapat dilakukan secara langsung.
2. Pembatalan oleh pihak sponsor:
Pembatalan oleh pihak sponsor dilakukan selambat-lambatnya satu minggu sebelum kegiatan pembuatan berlangsung.
Jika sampai pada tanggal kesepakatan bersama pembayaran belum dilunasi maka panitia berhak untuk tidak mencantumkan iklan sponsor sesuai dengan nilai yang telah dibayarkan.
Bila sponsor telah membayar uang muka, maka 80% dari uang muka yang telah dibayarkan tersebut menjadi hak panitia dan 20%nya akan dikembalikan pada pihak sponsor.
Bila sponsor telah membayar lunas, maka 50% dari uang tersebut akan menjadi hak panitia dan 50%nya akan dikembalikan.
3. Materi iklan berupa logo, nama perusahaan, desain art work, atau lainnya dapat diserahkan pada BEM Teknik UNDIP selambat-lambatnya satu minggu sebelum pembuatan Papan Portal berlangsung, apabila pihak sponsorship memilih memberikan dana kepada BEM Teknik UNDIP.
4. Perjanjian dan pembayaran dapat dilakukan penanggung jawab pihak sponsor dengan pembawa proposal atau konfirmasi.
Ketentuan lain yang belum diatur, dilakukan atas kesepakatan bersama antara pihak perusahaan Sido Muncul yang akan menjadi sponsor dengan pihak BEM Teknik UNDIP.

5. FORMAT LPJ
1. Lembar 1 ( halaman judul )
2. Lembar 2 ( halaman pengesahan ), sama seperti proposal
Berisi :
Nama Kegiatan
Bentuk kegiatan
Penaggungjawab
Ketua Pelaksana
Sasaran Kegiatan
Jumlah Peserta
Waktu Pelaksana
Tempat Pelaksanaan
Dana Total Kegiatan
Sumber Dana
Misalnya ; Fakultas Rp. . . . . .
Sponsorship Rp. . . . .
Donatur Rp. . . . .
Tempat dan tanggal Pengesahan Proposal beserta TTd Ketua Pelaksana, PJ kegiatan dan mengetahui Petinggi birokrasi
3. Lembar 3
Mukodimah
Nama kegiatan
Tema kegiatan
Latar belakang kegiatan
Maksud dan tujuan kegiatan
Subjek/sasaran kegiatan
Bentuk kegiatan
Waktu dan tempat pelaksanaan
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
Anggaran dana Real
Pengeluaran dan pemasukan real tentnag dana yang dikeluarkan dan di pakai pada saat kegiatan
Laporan Kegiatan
Ada tolak ukur keberhasilan kegiatan tersebut, mulai dari hambatan-hambatan kegiatan tersebut. Laporan masing-masing sie, foto-foto kegiatan, dan saran.
Penutup
Daftar Surat Keluar
Tanggal Nomor Surat Pihak Penerima Keperluan Disampaikan/tidak




Surat-surat keluar (dilampirkan fotocopiannya)





6. FORMAT MAP UNTUK PENGAJUAN PROPOSAL














BEM FT KM UNDIP dapat diganti dengan nama HM & Biro masing – masing
Lambang BEM juga dapat diganti dengan lambang HM

7. CONTACT PERSON KETUA HM se – Teknik
PROGRAM STUDI S1
NO JURUSAN NAMA CP
1 Sipil I-yan 085641008868
2 Arsitektur Raka 085640166400
3 Tekim Eka 085724254330
4 Planologi Syifa 081511197502
5 Mesin Ogi 085640491879
6 Elektro Duta 085641210055
7 Geologi Aval 085664984632
8 Geodesi Rangga 085643528885
9 Lingkungan Putra 085290182146
10 Perkapalan Ahlan 085640345310
11 Industri Avi 085727226543

PROGRAM DIPLOMA 3
NO JURUSAN NAMA CP
1 Kimia Rustam 08562845070
2 Elektro Rosi 085641711016
3 Mesin Dwi 085641447448
4 Sipil Hendra 085640788479

8. INFO ULANG TAHUN DEKAN DAN JAJARANNYA
Dekan Fakultas Teknik
Ir. Hj. Sri Eko Wahyuni, MS 29 Agustus 1950
Pembantu Dekan III Fakultas Teknik
Ir. Syafruddin, CES, MT 7 November
Bid. Pendidikan Fakultas Teknik
Anna Endah S 14 Mei 1965
Kasub. Bid. Pendidikan Fakultas Teknik
Kasmi 30 November 1964
Sekretaris Dekan Fakultas Teknik
Yulie 18 Juli 1971
INFO ULANG TAHUN FUNGSIONARIS
Pengurus Harian
Khasnul Ikhwan : 25 Desember 1988
M. Riza : 23 Oktober 1988
Putri Pramudya W : 30 Juli 1989
Aulia : 3 Agustus 1988
Istini : 9 Maret 1988
Archemy : 2 Januari 1989
LITBANG
Mieke : 15 Mei 1988
Hassa Dyma : 9 Desember 1988
Ratih : 9 Mei 1988
Bayu Adi Taufan : 21 Januari 1988
Agung : 7 Januari 1988
Joni : 3 September 1989
KADEPT
Faisal : 31 November 1988
Lamiya : 22 Desember 1988
Endang : 28 Agustus 1988
Riski Syawal : 22 Mei 1988
Hiki Afrizal : 16 Oktober 1988
Arif Juliansyah : 20 Juli 1988
Anis :
9. DAFTAR ALTERNATIF SPONSORSHIP
NO NAMA INSTANSI ALAMAT CP
1 Toko Buku Gramedia Jln Pandanaran no 122 024 - 8448033
2 Hotel Grasia Jl. S Parman SEMARANG 024-8444777 – Pak Aji
3 THREE Jl. Gajahmada 08995933388
4 Pocari Sweet Jl. Majapahit 081325277789
5 Prambors Radio Jl. Erlangga Tengah 024-8310307
6 LIA Jl. Pieree Tendean 081316068870 – Pak Panji
7 ABOVE Jl. Ngesrep Ferdian Tekim 07
8 Ratu – Net Jl. Banjarsari 024-76482248
9 Art School Jl. Tembalang Selatan 024-70710354 – Pak Agung
10 Suara Sakti FM Jl. Kawi 02486458800- Tika
11 ANNIDA Jl.Sirojudin Tembalang 08156569916 - Narulita
12 Roti Shinta Jl. Sumur Boto Tembalang 081225774502 – Ibu Shinta
13 Ayam Bakar Keraton Jl. Ngesrep Timur Tembalang 081325176390 – Mas Udin
14 Dan’s Caffe Banyumanik 0815760184 – Ibu Hamidah
15 Telkom Pak Jumala - 081325853585
16 KPK Doni ( 08888517272)
Insan ( 08158038939)
17 Artschool Tembalang Selatan Mba Iin ( 081 325 950 082 )
18 Ree-Net Jalan Banjarsari Tembalang
19 Dipo Technology PKM Undip Tembalang
20 Pertamina Ibu Heppy - 3545 341
Ext. 5571/5572
21 Pemda Provinsi Bagian TU Sekda ( Ibu Sri / Bapak Abi )
22 BNI Undip Peleburan Ibu Maya
23 Kementerian Negara Riset dan Teknologi (KNRT) Jakarta Bapak Adhi (081315218820 )
24 DPU DT Jalan. Madukoro Semarang Indah blok D XI/ 9B 024 – 76632802 / 70112135
25 Annida Jalan Sirojudin, Tembalang
26 Rumah Zakat Jalan Lamper Tengah 427 Semarang 024 – 70780960 / 8317290
27 Palang Merah Indonesia cabang Semarang Jalan Mgr Soegiyopranoto
28 Forum Lingkar Pena ranting Tembalang Anshori ( Ketua FLP cabang Semarang ) 08179567248
29 Poenya Qu Net Mas Bintoro 081575377767
30 Eka Lesmana Salon 024-70573704